La présente politique décrit la manière dont nous protégeons les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet. Les renseignements personnels représentent tous les renseignements permettant de vous identifier, y compris les renseignements sur votre santé physique et mentale. Nous respectons la vie privée des patients et nous nous engageons à agir de manière responsable dans le traitement de vos renseignements personnels. Toute personne travaillant pour ce bureau est tenue d’adhérer aux protections décrites dans la présente politique.
La présente politique a été élaborée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec, qui définit les règles sur la façon dont les organisations telles que notre bureau peuvent recueillir, utiliser, divulguer, stocker et conserver vos renseignements personnels. Si vous avez des questions concernant nos pratiques en matière de vie privée et de confidentialité, veuillez contacter votre thérapeute, votre médecin, un membre de notre personnel ou notre responsable de la confidentialité.
Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels
Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Nous recueillons les renseignements personnels suivants :
- Identification et renseignements sur les personnes à contacter (nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone, contact d’urgence, etc.)
- Renseignements sur la facturation (régime provincial ou assureur privé)
- Renseignements sur la santé (symptômes, diagnostic, antécédents médicaux, résultats de tests, rapports et traitements, dossier d’allergies, ordonnances, etc.)
Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous recueillons vos renseignements personnels afin de vous identifier, de vous prodiguer des soins, d’administrer les services que nous offrons et de communiquer avec vous. Nous ne recueillons que les renseignements qui sont nécessaires pour réaliser ces fins. Nous ne recueillons pas d’autres renseignements et nous ne permettons pas que ces renseignements soient utilisés à d’autres fins, sans votre consentement exprès (c’est-à-dire verbal, écrit ou électronique) – sauf lorsque la loi nous y autorise.
Quand et à qui divulguons-nous les renseignements personnels?
Consentement implicite pour la prestation de soins :
En cherchant à obtenir des soins auprès de nous, vous consentez implicitement (c.-à-d., on suppose) à ce que vos renseignements soient utilisés par ce bureau pour vous prodiguer des soins et pour les partager avec d’autres prestataires de soins de santé participant à vos soins.
Divulgation à d’autres prestataires de soins de santé :
Votre consentement implicite nous autorise à partager vos renseignements personnels avec d’autres prestataires participant à vos soins, y compris (mais sans s’y limiter) d’autres médecins et spécialistes, des pharmaciens, des techniciens de laboratoire, des nutritionnistes, des physiothérapeutes et des ergothérapeutes.
Divulgations autorisées par la loi :
Il existe certaines situations pour lesquelles nous sommes légalement tenus de divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement. Ces situations comprennent (mais ne se limitent pas à) la facturation du plan médical, des régimes de santé provinciaux, le signalement de maladies infectieuses et l’aptitude à conduire, ou par ordonnance du tribunal.
Divulgation à toutes les autres parties :
Votre consentement explicite est requis avant que nous ne divulguions vos renseignements à des tiers dans un but autre que celui de vous prodiguer des soins ou à moins que nous ne soyons autorisés à le faire par la loi. Les exemples de divulgations à d’autres parties nécessitant votre consentement explicite comprennent (mais ne sont pas limités à) des tiers qui effectuent des examens médicaux à des fins non liées à la prestation de soins, la participation à des essais cliniques (recherche) et la fourniture de tableaux ou de résumés de tableaux aux compagnies d’assurance.
Retrait du consentement :
Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte de vos renseignements personnels ou à leur partage avec d’autres prestataires de soins de santé ou d’autres parties à tout moment en nous donnant un préavis raisonnable, sauf lorsque la collecte ou la divulgation est autorisée par la loi. Cependant, veuillez en discuter d’abord avec votre médecin afin que nous puissions vous expliquer les conséquences possibles d’un retrait de consentement.
Droits des patients
Comment accéder aux dossiers?
Vous avez le droit d’accéder à votre dossier en temps utile. Vous pouvez demander une copie de votre dossier, moyennant des frais minimes. Si vous souhaitez consulter le document original, un membre de notre personnel doit être présent afin de préserver l’intégrité du document, et des frais minimes peuvent être facturés pour cet accès. Les demandes d’accès à votre dossier médical peuvent être faites verbalement ou par écrit auprès de votre médecin ou du personnel (voir l’adresse du bureau en haut de la politique).
L’accès est-il limité?
Dans des circonstances extrêmement rares, l’accès à vos dossiers peut vous être refusé, par exemple si le fait de vous donner accès à vos dossiers crée un risque important pour vous ou pour une autre personne.
Que se passe-t-il si les registres ne sont pas exacts?
Nous mettons tout en œuvre pour que tous vos renseignements soient consignés avec exactitude. Si une inexactitude est relevée, vous pouvez demander que les renseignements soient corrigés, et une note sera faite pour refléter le tout dans votre dossier.
Sécurité au bureau
Dans quelle mesure vos renseignements personnels sont-ils protégés?
Des mesures de protection sont en place pour assurer la sécurité de vos renseignements. Elles sont une combinaison de mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives modulées à la sensibilité des renseignements. Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.
Quelle est notre politique de communication?
Nous protégeons les renseignements personnels, quel que soit leur format. Des procédures précises sont en place pour communiquer par téléphone, courriel, télécopie et courrier.
Combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?
Nous conservons les dossiers des patients pendant une période minimale de 16 ans, ou comme l’exigent la loi et les règlements professionnels.
Comment disposons-nous des renseignements lorsqu’ils ne sont plus nécessaires?
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon irréversible et sécuritaire, conformément aux procédures établies par le College of Physicians and Surgeons of BC et l’Ordre des psychologues du Québec qui régissent le stockage et la destruction des renseignements personnels.
Coordonnées
Vous pouvez envoyer vos questions, préoccupations ou plaintes relatives à la protection de la vie privée à notre responsable de la protection de la vie privée, qui est chargé de veiller à ce que nous nous conformions à la présente déclaration et à la législation sur la protection de la vie privée.
À l’attention du responsable de la protection de la vie privée
801 – 33 Water Street,
Vancouver, B.C., V6B 1R4
T: 1 833 686-4687
Courriel : privacy@numinus.com