Nous savions que nos réunions étaient inefficaces et qu’il fallait trouver une façon de les améliorer. Découvrez pourquoi et comment nous les avons transformées en réunions des plus efficaces et agréables.

D’abord, nous avons compris que nous en savions très peu sur le parcours de nos collègues, le travail que chacun fait au quotidien et l’état d’esprit dans lequel nous étions en entrant dans une réunion.

Nous inspirant de notre propre raison d’être en tant qu’entreprise qui enseigne la pleine conscience aux gens et en milieux de travail, nous avons décidé de mettre au point des rituels de pleine conscience pour rendre nos réunions plus productives et agréables.

« Comment pouvions-nous nous entendre vite et bien sur les décisions importantes? »

Nous avons mis en place quatre rituels de pleine conscience qui ne prennent pas plus de cinq minutes au début de chaque réunion.

Ces rituels nous permettent de travailler en équipe plutôt qu’en mode réactif et de nous aligner. En plus de favoriser le contact avec soi, ils créent un espace où chacun peut être présent, au diapason et à l’écoute des autres. Grâce à ces rituels, nous bâtissons le genre d’esprit d’équipe qui nous aide à atteindre nos objectifs et nous pousse à faire preuve de gentillesse les uns envers les autres.

Voici les quatre rituels de pleine conscience que nous avons mis en place pour notre équipe :

Rituel  #1 – Se déconnecter pour être plus connectés

Après avoir salué tout le monde, la première chose que nous faisons en entrant dans une réunion est de déposer nos téléphones à un endroit désigné, loin de la table où nous nous assoyons (c’est un bon moment pour les recharger, au besoin).

Même si quelqu’un peut décider de « tricher » en regardant ses messages sur son ordinateur portable ou sa montre intelligente, le fait de ne pas avoir nos téléphones nous rappelle que nous devons demeurer pleinement présents tout au long de la réunion.

En n’ayant pas votre téléphone à la portée de la main, vous entretenez un rapport plus physique avec la situation, ce qui améliore votre présence.

Rituel #2 – Garder le silence pendant deux minutes

Nous réglons une minuterie et restons assis deux minutes en silence. Certains en profitent pour méditer, alors que d’autres se reposent simplement.

Cette pause de deux minutes nous rassemble, c’est un moment de partage. Dans le silence, nous pouvons à la fois faire le vide et nous imprégner de l’énergie des autres membres de l’équipe.

Bien sûr, deux minutes ne suffisent pas pour apprendre à méditer. Toutefois, rien ne vous empêche de méditer pendant deux minutes en concentrant votre attention sur un objet précis. C’est un bon début!

Rituel #3 – Faire un tour de table

Nous donnons l’occasion à tous de partager leur état d’esprit du moment. À tour de rôle, les membres de l’équipe disent comment ils se sentent en un seul mot ou plusieurs phrases, et les autres doivent les écouter attentivement sans porter de jugement.

Donner la parole à chaque participant donne une dimension humaine à la réunion. Certains peuvent partager une bonne nouvelle, d’autres confier se sentir débordés ou vivre des difficultés à la maison. Cela nous aide à mieux nous comprendre individuellement et en tant qu’équipe. Cette compréhension approfondie améliore la qualité de nos interactions.

Rituel #4 – Communiquer les objectifs

Après le tour de table, la personne qui a organisé la réunion explique le but de la rencontre au reste de l’équipe et ce qu’elle s’attend à ce que nous accomplissions. De plus, nous nous assurons de toujours tout le monde pour leur temps et leur participation. De cette façon, nous valorisons la présence et respectons le temps de chacun.

Ces rituels ne prennent que quelques minutes, et en les intégrant à nos réunions, nous avons vraiment rehaussé notre efficacité et notre plaisir à travailler ensemble.

Essayez ceux qui conviennent à votre équipe et donnez-nous-en des nouvelles!